Como implementar um fluxo de admissão sem papel no DP?

Antes do primeiro dia do colaborador, o DP já gastou horas. Documento pedido por e-mail, conferência campo a campo, contrato montado no Word, impressão, assinatura e digitalização de volta. Quando esse ciclo termina, ainda falta transmitir o evento S-2200 ao eSocial. A admissão sem papel encurta esse caminho, mas implementá-la depende mais do desenho do processo do que da escolha da ferramenta.

Antes de digitalizar, desenhe o fluxo de admissão que você já tem

A implementação trava quando a empresa troca o papel pelo PDF e mantém a mesma sequência de idas e vindas. Por isso, escreva primeiro o fluxo atual do jeito que ele acontece hoje. Quem pede os documentos, por qual canal, quem confere, quem monta o contrato, quem transmite ao eSocial e quem cadastra na folha.

Assim que esse desenho fica visível, dois padrões aparecem quase sempre. O primeiro são etapas que existem só para corrigir erro da etapa anterior, como o reenvio de foto ilegível. O segundo são pessoas diferentes conferindo o mesmo dado, porque ninguém confia no registro anterior.

Meça também o intervalo entre a aceitação da proposta e o cadastro pronto. Se esse intervalo encosta com frequência no prazo do eSocial, o gargalo não está na digitalização. Ele está no momento em que a coleta começa.

A admissão sem papel começa pelo prazo do eSocial, não pela coleta

O evento S-2200 registra a admissão do empregado. Segundo o manual do próprio eSocial, ele deve ser enviado até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço. Esse prazo funciona como âncora de todo o processo. Se a coleta de documentos só dispara na véspera, nenhum sistema salva o cronograma.

Quando a implementação parte do prazo e caminha para trás, o link de pré-admissão passa a sair no mesmo dia em que a proposta é aceita. Vale ainda um cuidado de nomenclatura. O eSocial não pede documentos: ele pede dados cadastrais e contratuais. Os documentos existem para que você preencha esses dados com segurança e consiga comprová-los depois.

Quando o documento não chega a tempo, o S-2190 segura o prazo

O S-2190, de registro preliminar, é opcional. Ele serve para os casos em que faltam informações para o S-2200 completo. As informações obrigatórias para a recepção desse evento são CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula e código de categoria.

O envio posterior do S-2200 continua indispensável para regularizar o registro, e o manual fixa esse complemento até o dia 15 do mês subsequente. Como o leiaute passa por revisões, confirme os campos exigidos na versão vigente antes de configurar o fluxo.

O que dá validade jurídica ao contrato assinado na admissão sem papel

A base para contrato entre particulares é a Medida Provisória 2.200-2/2001. O artigo 10 reconhece os documentos eletrônicos como documentos públicos ou particulares para todos os fins legais. O parágrafo 1º dá presunção de veracidade ao que for assinado com certificado ICP-Brasil. Já o parágrafo 2º admite outro meio de comprovação de autoria e integridade, desde que aceito pelas partes. É esse parágrafo que sustenta a assinatura sem certificado digital no contrato de trabalho.

Aqui cabe uma correção que circula bastante em conteúdo de mercado. A Lei 14.063/2020 costuma ser apresentada como fundamento do contrato CLT assinado eletronicamente. Só que o artigo 1º da própria lei delimita seu alcance às interações com entes públicos, aos atos de pessoas jurídicas e a questões de saúde. A classificação em assinatura simples, avançada e qualificada segue útil como referência técnica, porém não é a base legal do contrato privado.

Na prática, a força probatória depende do que a solução consegue demonstrar. Quem assinou, que o conteúdo permaneceu íntegro e que houve concordância das partes, com log de data, hora, IP e trilha de auditoria. Como as exigências podem variar por convenção coletiva, valide o modelo de assinatura com o jurídico antes de rodar em volume.

Implementação da admissão sem papel em seis etapas

A sequência abaixo assume que o mapeamento já foi feito. Ela também assume um responsável definido para cada ponto de validação.

1. Configure o portal. Defina os campos obrigatórios e a lista de documentos por cargo e perfil, para que o colaborador não receba um formulário genérico.
2. Dispare o link no aceite da proposta. Com prazo explícito de preenchimento, contado de trás para frente a partir da data de início.
3. Deixe o envio na mão do colaborador. Preenchimento e anexos pelo celular, sem deslocamento até a empresa antes do primeiro dia.
4. Valide antes de aprovar. CPF, formato de datas e documentos faltantes precisam ser sinalizados ao analista, não descobertos na transmissão.
5. Gere e assine o contrato. Com os dados já coletados, sem redigitação, e com a trilha de auditoria preservada.
6. Transmita e cadastre. Envio do S-2200 com o certificado do empregador, guarda do recibo e criação do cadastro na folha a partir do mesmo registro.

Definir responsáveis pesa tanto quanto o fluxo técnico. Sem isso, o processo digital reproduz a desorganização do processo em papel, só que mais rápido.

Matriz de responsabilidade da admissão sem papel: quem aprova cada etapa

Use esta matriz como ponto de partida na reunião de desenho do processo. 

As multas que o processo em papel deixa em aberto

O artigo 47 da CLT prevê multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, com acréscimo de igual valor em cada reincidência. O parágrafo 1º reduz esse valor para R$ 800,00 no caso de microempresa ou empresa de pequeno porte. Já o artigo 47-A trata da falta dos dados previstos no parágrafo único do artigo 41 e fixa multa de R$ 600,00 por empregado prejudicado. Os dois valores vêm da redação dada pela Lei 13.467/2017.

Confira a origem de qualquer número de multa antes de repassar internamente. Circula em material de mercado uma faixa de valores que se refere a obrigações acessórias previdenciárias. Ela acaba citada, por engano, como penalidade por admissão fora do prazo.

Erros que aparecem na virada para a admissão sem papel

Cinco tropeços concentram a maior parte do retrabalho nos primeiros meses de operação:

• Digitalizar a coleta e manter a conferência manual em planilha paralela;
• Deixar a política de retenção e descarte de documentos para depois, quando o volume de dados pessoais já cresceu;
• Configurar a mesma lista de documentos para todos os cargos, o que gera pendência falsa e reenvio;
• Não definir quem transmite o evento quando a contabilidade é terceirizada;
• Tratar o recibo do eSocial como comprovante descartável, em vez de arquivá-lo junto ao dossiê do colaborador.

Nenhum deles aparece no primeiro mês. Todos aparecem quando o volume sobe.

Veja também: documentos obrigatórios para admissão: checklist atualizado

Como a Zorya pode ajudar na admissão sem papel

A Zorya é um ecossistema para o Departamento Pessoal e cobre a admissão de ponta a ponta. Portal de coleta de documentos, validação dos dados antes da aprovação, assinatura eletrônica do contrato com trilha de auditoria e envio ao eSocial a partir do mesmo registro, sem redigitação entre etapas.

Para empresas que já operam com Domínio, Alterdata ou outro sistema de folha, a Zorya se conecta ao que existe em vez de substituir o parque instalado. O ganho prático fica no tempo de analista que sai da coleta e da conferência. Fica também na previsibilidade de chegar no prazo do S-2200 sem correria de véspera. O controle do processo continua com o seu time, que define quem aprova cada etapa.