Rotina de contabilidade: o caso da Contrata e o gargalo do DP

Todo mês, a rotina de contabilidade trava no mesmo lugar: o cartão de ponto do cliente chega em PDF, foto ou planilha. Alguém no escritório precisa ler aquilo, conferir hora extra e falta, e lançar na folha antes do prazo fechar.

A Contrata Contabilidade tem 44 anos de mercado e atacou esse gargalo pelo lado da tecnologia, com a Zorya. Régia Vitória Brasil, sócia, e Thalita Rocha, analista de RH, contam o que mudou. Abaixo, o que passou a chegar diferente para o cliente.

Onde a rotina de contabilidade trava no departamento pessoal

O trabalho contábil tem etapas previsíveis. Apuração fiscal e escrituração seguem calendário: entra documento, sai obrigação. O departamento pessoal quebra essa lógica. Ele depende de um dado que nasce fora do escritório, na marcação de jornada do cliente.

Se esse dado chega solto, cada cliente vira um processo diferente. Um manda espelho em PDF. Outro manda planilha com fórmula quebrada. Um terceiro manda foto do livro de ponto. O prazo é o mesmo para todos. Por isso, o mês inteiro se concentra em poucos dias de conferência.

Régia Vitória Brasil, sócia da Contrata e especialista em DP, descreve o efeito do lado de quem contrata o escritório:

“Eu sou especialista na área de DP e vejo o quanto o cliente sofre com ponto, com folha, com admissão. E eu sempre buscava algo tecnológico.”

O cliente raramente separa as coisas. Quando a folha sai errada, a percepção é de que o escritório errou. Isso vale mesmo se a falha nasceu num dado enviado fora do prazo.

Quarenta e quatro anos de mercado, com tecnologia no centro

A Contrata opera há mais de quatro décadas. Escritório com esse tempo de estrada costuma carregar processo herdado, e foi justamente aí que a sócia escolheu mexer.

“Estamos sempre inovando, mudando em busca da tecnologia. O nosso maior objetivo aqui no hub são soluções para o cliente.”

A busca terminou numa decisão de fornecedor. Régia resume assim o primeiro contato com a Zorya:

“E a Zorya traz essa solução, me traz uma solução que eu visualizei e de imediato me apaixonei. A nossa parceria com a Zorya nasceu de um olhar tecnológico. A Zorya traz para a gente várias soluções para a dor que a gente sente no cliente.”

O que a Zorya mudou na operação da Contrata

A Zorya é um ecossistema para o Departamento Pessoal: ponto, admissão digital, férias e folha no mesmo fluxo, com conexão para os sistemas que o escritório já usa. Para a Contrata, a coleta do ponto saiu do e-mail e do aplicativo de mensagem. Hoje, a marcação nasce dentro do sistema. Thalita Rocha, analista de RH do escritório, resume o alcance do que a parceria entrega ao cliente:

“Na plataforma, a gente consegue integrar com todos os sistemas de folha, fazer a parte de admissão, controle de jornada, gestão de férias, e isso vai trazer mais tranquilidade para você que é cliente.”

Compliance de jornada: o que a Portaria 671 cobra

Parte da insegurança do cliente com ponto é regulatória, e o escritório costuma ser a primeira instância consultada. O artigo 74 da CLT exige controle de jornada em estabelecimento com mais de vinte trabalhadores.

Desde 2021, a Portaria MTP nº 671 reuniu num só texto as regras de registro eletrônico. Ela reconhece três modalidades de registrador: REP-C, REP-A e REP-P. Todas precisam gerar o Arquivo Fonte de Dados, o AFD, conforme especificação publicada no portal gov.br.

Se o cliente usa controle eletrônico, alguém precisa conseguir extrair o AFD quando a fiscalização pedir. Com o ponto rodando dentro da Zorya, o escritório chega a esse arquivo direto, sem pedido ao fornecedor do relógio.

Regra de banco de horas, escala e adicional varia por convenção coletiva. Por isso, valide cada configuração com o jurídico e com o sindicato da categoria. Só então replique a parametrização para o resto da carteira.

O que a rotina de contabilidade ganha com um ecossistema de DP

O ganho começa na origem do dado. Quando a marcação entra pelo aplicativo do colaborador, ela já chega tratada pela escala e pelo banco de horas. As inconsistências vêm apontadas. Assim, o analista confere em vez de digitar.

Admissão e férias seguem o mesmo caminho dentro da Zorya. O cadastro do novo funcionário roda digital, com checklist de documento e assinatura eletrônica. Já a programação de férias fica visível no fluxo, com o prazo à vista.

Para o escritório com carteira grande, o efeito é de escala. A mesma equipe atende mais empresas sem esticar a jornada. Assim, sobra espaço para o serviço consultivo, que o cliente valoriza e que sustenta preço melhor.

Veja também: Como usar agentes de IA no departamento pessoal: o que delegar e como começar?

Como a Zorya pode ajudar na rotina de contabilidade do seu escritório

A Zorya conecta ponto, admissão, férias e folha num fluxo só. Assim, o time do escritório mantém o controle do que precisa ser conferido antes do envio. Cada cliente da carteira fica visível no mesmo lugar, com histórico. Os caminhos de tela e as condições de cada integração estão documentados na Central de Ajuda da Zorya.

Quando a carteira cresce mais do que a equipe, o retrabalho aparece primeiro no DP. Vale medir quanto tempo essa rotina de contabilidade consome hoje, e comparar com um fluxo conectado.