Como calcular a folha de pagamento? 

Para entender como calcular a folha de pagamento, siga seis etapas na ordem: apure a remuneração bruta, desconte o INSS por faixas, calcule o IRRF (zero para quem recebe até R$ 5 mil), aplique os demais descontos, apure o FGTS e chegue ao líquido. A ordem importa porque cada etapa usa o resultado da anterior. Assim, um erro no bruto contamina o INSS, o IRRF e o FGTS do mesmo mês.

Em 2026, o imposto de renda mudou. Desde janeiro, quem recebe até R$ 5.000 por mês não tem IRRF retido, e quem recebe entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350 paga menos do que a tabela indica. Muita planilha ainda não aplica essa regra. Por isso, este guia mostra como calcular a folha de pagamento com as regras vigentes e o calendário de prazos que afeta o fechamento.

Como calcular a folha de pagamento sem misturar proventos, descontos e encargos

Antes de qualquer conta, separe os valores em três grupos. Essa separação evita o erro mais comum de quem começa: tratar encargo da empresa como desconto do empregado.

• Proventos: salário-base, horas extras, adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade), comissões, DSR sobre variáveis e, quando pagos no mês, férias e 13º;
• Descontos do empregado: INSS, IRRF, vale-transporte, faltas e atrasos injustificados, pensão alimentícia e descontos autorizados por escrito, como consignado e coparticipação;
• Encargos da empresa: FGTS, INSS patronal, RAT e terceiros, que não aparecem no holerite como desconto.

Como calcular a folha de pagamento em 6 etapas

Apure a remuneração bruta

Divida o salário mensal pelo divisor da jornada para encontrar a hora normal. Use 220 para 44 horas semanais e 200 para 40 horas semanais, como fixa a Súmula 431 do TST. Quando a dúvida é como calcular a folha de pagamento com horas extras e adicionais, é desse valor que a conta parte.

Em seguida, calcule as variáveis do mês:

• Hora extra: hora normal × (1 + adicional), com mínimo de 50%, mas a convenção coletiva pode prever mais;
• Adicional noturno: 20% sobre a hora normal entre 22h e 5h, com hora reduzida de 52 minutos e 30 segundos;
• Periculosidade: 30% sobre o salário-base;
• Insalubridade: 10%, 20% ou 40%, conforme o grau, em regra sobre o salário mínimo, salvo previsão diferente em norma coletiva.

Quando há horas extras habituais, o DSR também incide sobre elas. A conta é simples: divida o total de horas extras do mês pelos dias úteis e multiplique pelos domingos e feriados. Para conferir, use uma calculadora de DSR. Os percentuais dos adicionais estão nos artigos 73, 192 e 193 da CLT, no Planalto.

Calcule o INSS por faixas

Aplique cada alíquota só sobre a fatia do salário que cai na faixa e some os resultados, porque o INSS do empregado é progressivo. As faixas abaixo valem desde janeiro de 2026, pela Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026.

Acima do teto de R$ 8.475,55, o desconto para de crescer e fica em R$ 988,09. Se o empregado tem mais de um vínculo, a soma das bases também respeita esse teto.

Calcule o IRRF: até R$ 5 mil, a retenção é zero

Desde janeiro de 2026, quem tem rendimento tributável de até R$ 5.000 no mês não sofre retenção de imposto de renda, como determina a Lei 15.270/2025. Some salário, horas extras, adicionais, comissões e DSR do mês e veja em que faixa o total cai:

• Até R$ 5.000,00: lance IRRF zero e siga para os demais descontos;
• De R$ 5.000,01 a R$ 7.350,00: calcule o imposto normal e abata a redução da Lei 15.270;
• Acima de R$ 7.350,00: calcule o imposto normal, sem redução.

Para quem passa de R$ 5 mil, faça a conta nesta ordem:

1. Encontre a base. Desconte do rendimento o INSS do mês, R$ 189,59 por dependente e a pensão alimentícia judicial. Se o desconto simplificado de R$ 607,20 for maior, use ele no lugar;
2. Calcule o imposto. Aplique sobre a base a alíquota da faixa da tabela mensal da Receita Federal, de 7,5% a 27,5%, e subtraia a parcela a deduzir;
3. Abata a redução. Se o rendimento ficar até R$ 7.350, calcule R$ 978,62 menos 0,133145 × rendimento tributável e tire o resultado do imposto.

A redução diminui conforme o rendimento sobe. Com R$ 6.000 no mês, ela vale R$ 179,75; com R$ 7.000, cai para R$ 46,61; e, em R$ 7.350, chega a zero.

Dois cuidados evitam retenção errada. Primeiro, o limite de R$ 5 mil vale sobre o rendimento tributável, antes das deduções. Por isso, um salário de R$ 5.100 não fica isento só porque a base, depois de INSS e dependentes, caiu abaixo de R$ 5 mil. Segundo, a redução nunca passa do imposto calculado, então ela pode zerar a retenção, mas não vira valor a devolver.

Aplique os demais descontos

Desconte o vale-transporte em até 6% do salário-base, sem passar do valor do benefício entregue. Lance faltas e atrasos injustificados pela hora ou pelo dia, inclusive com a perda do DSR da semana. Já consignado, plano com coparticipação e ressarcimento de dano só entram com autorização escrita ou previsão contratual, como determina o artigo 462 da CLT.

Apure o FGTS e os encargos da empresa

Calcule o FGTS em 8% sobre a remuneração do mês, ou 2% no caso do aprendiz. Ele é custo da empresa e não sai do salário do empregado. Desde a implantação do FGTS Digital, o recolhimento vence no dia 20 do mês seguinte. Somam-se a ele o INSS patronal de 20%, o RAT de 1% a 3% ajustado pelo FAP e as contribuições a terceiros. Empresas do Simples Nacional, exceto as do anexo IV, não recolhem a patronal sobre a folha.

Chegue ao líquido e confira antes de fechar

Subtraia do bruto o INSS, o IRRF e os demais descontos. Antes de fechar, porém, confira três pontos que costumam gerar diferença retroativa quando a equipe aprende como calcular a folha de pagamento só pela tabela:

• Reflexo das horas extras habituais no DSR, nas férias e no 13º;
• Isenção e redução do IRRF aplicadas sobre o rendimento tributável, e não sobre a base;
• Ponto fechado antes de os eventos variáveis entrarem na folha.

13º e férias: como calcular a folha de pagamento nos meses de pico

No 13º, cada mês com pelo menos 15 dias trabalhados vale 1/12 da remuneração, já somada a média das variáveis habituais. A primeira parcela, de 50% e sem descontos, sai até 30 de novembro. A segunda vence em 20 de dezembro e, como a data cai num domingo em 2026, antecipe o pagamento para sexta, dia 18. INSS e IRRF incidem sobre o total na segunda parcela, e o IRRF do 13º segue tributação exclusiva, com a mesma lógica de redutor.

Nas férias, some salário, média das variáveis e o terço constitucional. O pagamento sai até dois dias antes do início do descanso, conforme o artigo 145 da CLT. Quando esse prazo escapa, a empresa paga as férias em dobro.

Calendário de prazos que pesam sobre o fechamento

Saber como calcular a folha de pagamento perde valor quando o resultado chega depois do prazo. Este quadro reúne as datas que mais travam o fechamento, e você pode usá-lo como checklist mensal:

Como os valores e prazos mudam por portaria e por convenção coletiva, valide cada regra com o jurídico ou com a contabilidade antes de parametrizar o sistema.

Como a Zorya pode ajudar a calcular a folha de pagamento sem retrabalho

Saber como calcular a folha de pagamento resolve a teoria. Na rotina, porém, o desafio é repetir as seis etapas para centenas de pessoas sem redigitar dados entre o ponto e a folha, já que é nessa passagem que surgem as divergências.

Na Zorya, você configura rotinas automáticas por empregador. Assim que o DP fecha a folha de ponto, horas extras, atrasos e adicional noturno entram na folha como eventos. Depois do fechamento, o S-1200 segue para o eSocial e, na sequência, o S-1210, no momento que você definir. Na Folha mensal, você acompanha os totais de proventos, descontos, líquido e FGTS da competência antes de fechar em lote.

Você mantém o controle das conferências, e o ecossistema assume a parte repetitiva. Veja o passo a passo das rotinas automáticas na Central de Ajuda.